Modernizzazione piattaforma finanziamenti

 

Soluzione di ampio respiro, realizzata per una nota società finanziaria in ambito automotive.
In un contesto avanzato come quello di una Finanziaria, diventava sempre più fondamentale aumentare l’efficienza dei propri sistemi, mantenendo allo stesso tempo un Time to Market accettabile.

L’Esigenza sempre più sentita era quella di voler aumentare l’efficienza della propria realtà, ottimizzando i processi esistenti e migliorando i Workflow Operativi fra i diversi attori coinvolti nella gestione dei finanziamenti.
Uno studio congiunto con il Cliente ci ha portato ad analizzare e realizzare una soluzione che ha messo a disposizione un sistema online centralizzato, che unificasse sotto una piattaforma unica i vari sistemi utilizzati fino a quel momento, che erano geograficamente disomogenei e basati su piattaforme tecnologiche differenti, spesso non in comunicazione fra di loro.

LA FINESTRA TEMPORALE

 

Siamo all’inizio del 2007

Il “Digital Divide” in Italia e nel resto del mondo inizia a perdere colpi. Il nostro paese inizia a prendere maggiore consapevolezza del Web e delle sue potenzialità, al punto tale che inizia ad essere percepito come un must anche per le piccole Aziende.

Fra qualche mese Apple avrebbe presentato il suo primo iPhone, il device che più di tutti contribuirà a ridefinire il concetto di Smartphone che noi tutti avevamo conosciuto fino a quel momento.

Il concetto di “Social” è ancora sconosciuto ai più. Facebook intanto esce dai suoi confini “universitari” e diventa accessibile a tutti, ma ci vorrà ancora un po’ di tempo prima che inizi a diffondersi anche da noi in Italia.

il contesto AS IS

 

I focus point dello scenario attuale

L’Azienda utilizza per il proprio Core Business le soluzioni OCS, leader di mercato in materia di Finanziamenti e Leasing. OCS viene utilizzato esclusivamente nella sede dell’Azienda attraverso il suo front-end su AS/400.
Alla periferia, i Dealers utilizzano un applicativo su piattaforma Windows, per la compilazione di preventivi e l’invio delle proposte di finanziamento. La manutenzione di questo applicativo avviene con aggiornamenti manuali (tramite supporti ottici) o automatici (via internet) a seconda della connettività del Dealer.

Gli enhancements hooks

L’Applicativo periferico era Monopiattaforma (solo Windows) e per il suo utilizzo era in ogni caso necessaria un’installazione, soggetta a possibili problematiche legate alle condizioni del PC utilizzato.
La diffusione di aggiornamenti frequenti su supporto ottico, comportava uno sforzo organizzativo e logistico notevole da parte dell’Azienda, esponendola al rischio di rilasci errati, che avrebbero avuto inevitabili ricadute sull’efficienza operativa. Gli aggiornamenti erano inoltre a discrezione degli Utenti, aspetto che andava ulteriormente ad insidiare lo stato di efficienza della propria rete di Dealers.
Integrazione fra Centrale e Periferia limitate: l’applicativo periferico copriva solo la funzione di Booking e Pre-booking, con un controllo minimale sull’andamento delle istruttorie avviate.
In questo contesto l’Azienda avvertiva queste tre forti esigenze:
Mettere a disposizione della periferia un maggior numero di funzioni, che fino a quel momento erano accessibili solo su OCS e solo dalla Sede Centrale.
Creare una serie di report di BI trasversali e real-time, che consentissero a tutti gli attori coinvolti di analizzare con maggiore efficienza il proprio operato.
Aprire un canale di comunicazione fra Centrale e Periferia, che mettesse in contatto i vari Operatori di Sede con le figure che operano sul territorio (Venditori, Responsabili di Salone, etc.).

La soluzione

 

L’Azienda avvia con noi una Partnership nella consapevolezza di voler consolidare e migliorare i processi operativi interni ed esterni.
Parte così la realizzazione di un sistema centralizzato, basato su Web Application, che prevede di fornire un nutrito insieme di funzioni destinate a potenziare l’intero Workflow dei finanziamenti, dal Pre-booking alla Liquidazione.

Queste funzioni, a differenza del vecchio applicativo periferico, andranno a servire non solo la rete di vendita, ma anche utenze interne all’Azienda, come Operatori del Credito e Responsabili Marketing.

Lo schema operativo

Con lo schema seguente, vogliamo fornire una macro idea del sistema realizzato per l’Azienda:
Come si può notare, la soluzione non prescinde da OCS, che resta l’Applicativo Core dell’Azienda, ma crea una serie di anelli di integrazione intorno a questo.

L’ Anello esterno: Gli attori coinvolti

 

Nel primo anello del nostro schema, ci sono tutte le tipologie di utenze alle quali è destinata la soluzione:
Azienda

È il nostro committente, una Società Finanziaria che opera in abito Automotive.

Dealer

Sono strutture organizzate di vendita, come le Concessionarie Auto.

Venditori

Lavorano per il Dealer e si occupano della vendita del finanziamento al Cliente finale.

Tecnici IT

Persone specializzate in ambito IT, che amministrano l’intera soluzione.

Operatori del credito

Sono Specialisti del Credito, seguono le proposte di finanziamento nella delicata fase di istruttoria.

Operatori del marketing

A più livelli, rappresentano la struttura di vendita che cura i rapporti con i Dealers ed i Venditori.

Operatori Customer

Forniscono assistenza ai Clienti che hanno stipulato contratti di finanziamento.

Clienti

Sono i contraenti, le persone che richiedono i finanziamenti all’azienda.

Il sistema SSO

 

È l’anello intermedio di protezione, che consente agli utenti autorizzati di arrivare ai moduli finanziari realizzati nella soluzione.
Un sistema realizzato per svariate tipologie di utenze, deve essere adeguatamente supportato da un sistema avanzato di accesso, in grado di garantire la massima sicurezza e consentire l’utilizzo del Portale solo alle persone autorizzate. Inoltre lo stesso sistema, operando come un SSO gateway, ha l’obiettivo di unificare gli accessi a tutti i servizi presenti nella intranet aziendale.
Il sistema SSO, presenta queste caratteristiche:
Gestione Profili

I profili consentono di gestire in maniera adeguata tutte le figure coinvolte nel processo dei finanziamenti. Gli Utenti vengono organizzati in gerarchie. Allo stesso tempo vengono stabiliti anche i loro privilegi.

Personality

Un Utente può avere diverse personalità (ad esempio Venditore e Cliente). Ogni personalità prevede un contesto di utilizzo separato, con dashboard dedicata.

Apps

Il Portale raccoglie ed organizza una serie di applicazioni sviluppate ad hoc per la gestione dei finanziamenti. Viene messa a disposizione anche una API per includere sotto lo stesso SSO altre Web Application presenti nell’intranet dell’Azienda.

ACL&Rules

Per ogni singola App, a seconda del profilo e della personalità dell’Utente, è possibile inviare impostazioni e regole personalizzate, che influenzeranno il funzionamento dell’App.

Gerarchie territoriali

In una realtà come quella di una Finanziaria, diventa fondamentale la gestione di differenti strutture e differenti soggetti dislocati sul territorio nazionale. Vengono messe a disposizioni le funzioni per la gestione e l’organizzazione delle gerarchie territoriali.

Rete informativa

L’Efficienza di una Finanziaria è spesso legata alla sua capacità di informare tempestivamente gli attori coinvolti in seguito a notizie importanti o adeguamenti normativi. Le funzioni della gestione informativa consentono di diffondere in maniera mirata ed organizzata documenti e notizie a tutta la propria rete di Utenti.

 

I moduli della soluzione

 

Nell’anello più interno della nostra struttura, troviamo i moduli finanziari realizzati. Questi si costituiscono di svariate funzioni e sono spesso interconnessi ed in relazione fra di loro.

Il motore di calcolo off-line

Il modulo Booking basa il suo funzionamento su un robusto motore di calcolo finanziario, indipendente da quello utilizzato in OCS.
Questo approccio ha consentito due grandi vantaggi:
Business Continuity

Una maggiore garanzia di continuità del servizio di Booking dei finanziamenti, anche in caso di indisponibilità sui sistemi centrali dell’Azienda.

Pricing evoluto

Grande elasticità sul Pricing dei finanziamenti, che essendo basati su un motore indipendente possono essere gestiti con regole di Marketing personalizzate.

Il modulo Booking

Il modulo destinato ai Venditori, che ha lo scopo di supportarli al meglio nella vendita dei finanziamenti.
Queste sono le sue funzioni/caratteristiche principali:
Pricing Manager

Configurazione e amministrazione dell’intera rete vendita, stabilendo Prodotti, Campagne, Tassi finanziari e quant’altro in base alle condizioni di vendita imposte dal Marketing. Nello specifico, per l’automotive vengono ovviamente gestite categorizzazioni di settore come Brand, Carline e modelli Auto.

Pre-booking

Front-end di simulazione conteggi finanziari calcolati sulla base dei prodotti di vendita selezionati dal Marketing, con funzionalità di stampa preventivi e pratiche. Vanta UX e UI studiato per semplificare e ridurre sensibilmente i tempi di creazione di un preventivo.

Booking

Front-end di acquisizione delle pratiche di finanziamento. Mette a disposizione tutte le funzioni necessarie ai venditori per la corretta compilazione della contrattualistica e l’acquisizione delle informazioni anagrafiche del Cliente.

Vendita Servizi

Funzioni Up-sell Integate con Booking e Pre-booking, consentono di vendere insieme al finanziamento una serie di servizi aggiuntivi, come assicurazioni, manutenzioni, etc.

Loyalty Strategy (TCM)

Dashboard personalizzate, con funzionalità e workflow volte alla realizzazione di strategie di aumento della loyalty da parte dei Clienti.

Formazione Sales Force

Tool per la formazione del personale della forza vendita, principalmente orientato al conseguimento delle abilitazioni e attestati obbligatori per legge, come le abilitazioni IVASS.

Il modulo Istruttoria

Il modulo coinvolge i Venditori e gli Operatori del Credito ed ha lo scopo di agevolare il processo di istruttoria di una pratica finanziaria.
Offre inoltre strumenti che organizzano il Workflow che si viene a creare fra Venditori ed Operatori del Credito.

Attraverso una gestione avanzata dei cambio di stato, oltre ad aggiornare gli Utenti interessati, vengono stabilite anche nel dettaglio le operazioni possibili su ogni pratica, in base allo stato raggiunto.
Queste sono le sue funzioni/caratteristiche principali:
Credit Workflow

Front-end volto a gestire ed agevolare il processo di Istruttoria ed i relativi controlli di validità di una pratica, come la verifica documentale.

Esiti

Sistema di tracciatura dell’avanzamento stato Pratiche. Servizi specifici, in esecuzione presso la sede centrale, effettuano il polling verso il sistema OCS per catturare gli eventi di avanzamento pratica.

Liquidazioni

Workflow per richiedere ed ottenere la liquidazione di una pratica attraverso processi di integrazione con sistemi bancari, come la gestione e cessione dei telai auto censiti in banca.

Integrazioni assicurative

Processi di integrazione con sistemi Web-oriented di terze parti al fine di richiedere e ottenere l’attivazione di polizze assicurative come RCA e Incendio&Furto.

Il modulo collection

L’operatività si svolge nella dashboard dei Non-performing Loans: una focus view che analizza in real time pratiche con problematiche di pagamento e mette a fuoco le casistiche di sofferenza. Sulle pratiche evidenziate come sofferenti è possibile intraprendere diverse azioni di recupero.
Comunicazione al Cliente

I Clienti delle pratiche selezionate ricevono una comunicazione che li informa sulla situazione e li invita a regolarizzare.

Invio ad agenzia

Attraverso apposite interfacce, le pratiche vengono inviate ad una o più agenzie di recupero del credito.

Estinzioni

Possibilità di estinzioni parziali o totali del debito, con calcolo degli degli interessi e delle spese di mora maturati fino a quel momento.

Le pratiche gestite vengono nascoste dalla dashboard principale, ma sono sempre consultabili in una vista separata, con lo storico delle azioni intraprese (comunicazioni, deleghe all’agenzia, estinzioni, etc.).

Customer portal

Il modulo si rivolge ai Clienti, mettendogli a disposizione un’area dedicata nella quale possono consultare e gestire i propri finanziamenti.
Queste sono le sue funzioni/caratteristiche principali:
Accesso dedicato
Funzioni di Login e Registrazione dedicate, pensate per la massima fruibilità da parte degli Utenti.
Gestione contratti
Vista su tutti i contratti di finanziamento che interessano il Cliente, con distinzione fra quelli attivi e non attivi.
Richieste al customer service
Possibilità di richiedere una serie di operazioni sul finanziamento (ad es. cambio coordinate) direttamente dalla dashboard.
Consultazione documenti periodici
Possibilità di consultare, scaricare e stampare tutti i documenti che vengono prodotti a fronte di un finanziamento, come le fatture in caso di leasing.
Funzioni Operatori Customer
Funzioni dedicate, come i pannelli statistici e le viste avanzate sulla situazione del Cliente.
Integrazione Zendesk
Totale integrazione del modulo con la piattaforma Zendesk, leader nella gestione del Customer help desk.

BI Reports

Il modulo si rivolge in maniera trasversale a tutte le tipologie di utenze, e mette a loro disposizione grafici e report volti ad analizzare il proprio operato o a monitorare variazioni numeriche degne di attenzione.
Queste sono le sue funzioni/caratteristiche principali:
Sales Force
Console strategica dedicata alla Forza Vendita e al Marketing per interrogare ed ottenere reports statistici di vendita, sotto forma di grafici, liste e dati esportabili (csv, pdf).

I dati ricavati riguardano i contratti effettuati in un determinato periodo, che nello specifico settore automotive possono interessare:

  • Le auto vendute
  • I prodotti finanziari utilizzati
  • Le ripartizioni vendite per Concessionaria e Venditore
  • Indici di mercato come la Penetrazione
Sell Targets
Una interfaccia dedicata al reparto Marketing che utilizza per definire obiettivi di vendita, mensili e di Fiscal Year.

Gli obiettivi vengono impostati a vari livelli, partendo dal livello più alto dei Districts e delle Regions fino ad arrivare alle Concessionarie e ai suoi Venditori di appartenenza.

Inoltre, è possibile decidere e impostare dei Bonus enumerativi, da riconoscere ai Dealers al raggiungimento degli obiettivi, sottoforma di provvigioni ricavate dalla vendita.

Performance
Un’interfaccia mostra i risultati ottenuti confrontando i dati statistici con gli obiettivi prefissati, fornendo così al Marketing una visione mensile e/o annuale globale sull’andamento delle Performance.

Tale strumento è di grossa utilità al Marketing in quanto offre la possibilità di constatare se i risultati stanno soddisfando le aspettative imposte, o viceversa registrare inversioni di tendenza sulla vendita durante un particolare periodo, in modo da avviare un concreto processo di recupero di performance attraverso interventi mirati o tramite la comunicazione.

Provvigioni
Console dedicata ai Dealers, interamente integrata con il sistema Core attraverso procedure di sincronizzazione dati, con lo scopo finale di elargire mensilmente le provvigioni ricavate dalle Concessionarie e dai Venditori.

Il Tool consente di:

  • Visualizzare i dettagli del ricavato sulle pratiche effettuate nel mese
  • Ricevere e stampare le fatture di intermediazione da inviare all’Azienda
  • Inviare segnalazioni di errore su importi errati o dati mancanti

Web Services

Questo consente ai produttori e alle grandi strutture di vendita organizzate di integrare nei propri sistemi applicativi la possibilità di finanziare i Prodotti venduti.

Parlando di integrazione avanzata via Web Service, le possibilità per questi potenziali Partner sono praticamente illimitate.
Questa potente feature si rivolge a Clienti con grossi volumi di fatturato come:
Big Sellers e Mega Store
Retailer Chains
On-line Big Sellers

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